Az audit nem hibákat keres. Eredménye azonban az, hogy rámutatva a működés kritikus pontjaira segíti a vezetőséget a javító intézkedések bevezetésében.

Az audit hatékonyság-központú, azaz a követelmények betartásának hatékonyságát, megfelelőségét vizsgálja. A vezetőségi átvizsgálás hatásosságot vizsgál. A vezetőségnek azt kell megállapítani segítségével, hogy a minőségirányítási rendszer mennyire szolgálja a vállalati érdekeket.

Az audit fogalma és meghatározása

„Az audit auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek.”

Az audit kifejezést ma legáltalánosabban a minőségügyi ellenőrzések része, a szervezet szabvány szerinti kvalifikálásának eszköze. Az auditot végezheti belső (szervezeten belüli), vagy külső auditor.

A "ki végzi" szempont szerint megkülönböztetünk:

• külső auditot
  • tanúsító audit, vagy másképp 3. fél általi audit. (Ez az, amikor az auditot egy - a megrendelő-beszállító kapcsolattól független, harmadik fél, a tanúsító végzi.)
  • beszállítói audit, vagy másképp 2. fél általi auditot. (Ez az, amikor az auditot a megrendelő, vagyis az ügyfél végzi. Üzleti kapcsolatokban ez a külső fél által végzett audit bír még nagy jelentőséggel.)
• belső auditot
  • belső, vagy másképp első fél általi audit. (Ez az, amikor az auditot a saját vállalat munkatársa (vagy az ő megbízásából egy külső szakértő) végzi.)

Tanúsító auditok

A tanúsító auditokat mindig egy független külső fél, a tanúsító szervezet hajtja végre a tanúsított cég megbízásából. Tanúsítást kérhet egy vállalat a saját irányítási rendszerére (pl. minőségirányítási rendszer, környezetközpontú irányítási rendszer, információbiztonsági irányítási rendszer, stb.), valamely projektjére vagy tevékenységére, vagy valamely termékére.

A tanúsítás mindig a tanúsítás tárgyának felülvizsgálatát jelenti az azzal szemben támasztott (pl. szabvány által megfogalmazott) objektív követelményrendszerrel szemben, és az annak való megfelelőséget igazolja.

A tanúsítási eljárás mindig egy független, szabályozott eljárás, kötött lépésekkel, felülvizsgálatokkal, dokumentálási kötelezettséggel, no és persze meghatározott felelősségekkel. A tanúsítás elvégzéséhez éppen azért a tanúsító testületnek konkrét eljárással kell rendelkeznie az adott követelményrendszer (pl. szabvány) szerinti tanúsítási eljárás lefolytatására. Ez az eljárás a gyakorlatban, az üzleti életben akkor bír jelentőséggel, hogyha ennek az eljárásnak a megfelelőségét egy külső fél, egy akkreditáló testület is a nemzetközi követelményeknek megfelelően felülvizsgálta és annak megfelelőségét igazolta, azaz akkreditálta.

A tanúsítási eljárás menete általában a következő lépésekből áll:

• tanúsítás kezdeményezése,
• ajánlatadás és megállapodás a tanúsításról,
• tanúsított vállalkozás tanúsítás tárgyához kapcsolódó dokumentációjának áttekintése,
• tanúsítás helyszíni első szakaszának a lefolytatása,
• második tanúsítási szakasz előkészítése, auditterv elkészítése
• tanúsítás helyszíni második szakaszának a lefolytatása,
• eredmények dokumentálása (esetleg közben az auditon talált hibák, nem-megfelelések kijavítása),
• tanúsító testületen belül az audit lefolytatásának és eredményeinek az értékelése,
• a tanúsítvány odaítélése.

Beszállítói Audit

Beszállítói audit alatt azt az auditot értjük, amikor a megrendelő felülvizsgálja a saját (vagy leendő) beszállítója működését, folyamatait azért, hogy megállapítsa, azok alkalmasak-e az ő megrendelői igényeinek a kielégítésére.

Beszállítói auditot végezhet egy vállalat több céllal:

• Új beszállítók esetén a megfelelő beszállító kiválasztásához.
• Régi beszállító esetén, az együttműködési vagy szállítási problémák kivizsgálására, a beszállító folyamatainak javítására, vagyis mindenesetre azért, hogy a jövőben is alkalmas legyen az ő megrendelői igényeinek kielégítésére.

Ebből az is következik, hogy a beszállítók számára a beszállítói auditon való részvétel célja:

• új kapcsolat kialakításakor (üzlet elnyerésekor) a beszállítói körbe való bekerülés, míg
• meglévő megrendelő esetén a folyamatok javítása, és ezáltal a beszállítói körben való bennmaradás.

A beszállítói audit is egy audit, tehát itt is az auditálás általános módszerei a használatosak. A beszállítói audit azonban elsősorban a beszállító működésére, minőségirányítási rendszerére, vagy csak kiválasztott folyamataira vonatkozik.

A beszállítói auditot a megrendelő munkatársai, vagy a megrendelő megbízásából külső szakértők hajtják végre, akik egyrészt képzett auditorok, másrészt képzett szakemberek az adott szakterületen.

A beszállítói audit lefolytatása mindig az auditált rendszer vagy folyamatok objektív vizsgálatát, és egy követelményrendszerrel való összevetését jelenti . Azonban míg egy pl. tanúsítási auditon a követelményrendszer a tanúsítás vonatkozó alapszabványa (pl. minőségirányítási rendszernél az ISO 9001), addig beszállítói auditon ez módosulhat a megrendelő saját, - sokszor ennél sokkal szigorúbb, - követelményeivel is.

Belső auditok

A belső audit céljai:

• Felkészülés a külső auditokra,
• Belső felülvizsgálatok annak érdekében, hogy minden a terv szerint halad-e,
• Belső hibák, fejlesztési lehetőségek feltárása céljából.

Az audit tárgya szempontjából megkülönböztethetünk

• termékauditokat
• folyamatauditokat (eljárásauditokat)
• rendszerauditokat.

Termékaudit

A szervezetnek auditálnia kell a termékeket a termelés és szállítás meghatározott fázisaiban, hogy igazolja azok megfelelőségét az összes előírt követelmény szerint, úgymint a termék összes mérete, funkció, csomagolás, címkézés. A termék auditot előre meghatározott gyakorisággal kell elvégezni.

Eljárásaudit vagy folyamataudit

Az eljárásaudit célja valamely eljárás, vagy folyamat minőségének, alkalmasságának megítélése. A vizsgálat során ellenőrzik, hogy az eljárás végrehajtása során valamennyi vonatkozó előírást, utasítást, szabályzatot, paraméter betartottak-e, valamint az előírások alkalmasak-e a folyamatok szabályozására, hatékony megvalósítására, a folyamatok lefolyását az előírások szerint dokumentálják-e, a vonatkozó dokumentumok, feljegyzések alkalmasak-e a folyamat minőségének bizonylatolására. A használt dokumentumokat abból a szempontból értékelik, hogy célszerűek-e, nem tartalmaznak-e ellentmondásokat, redundanciákat.

Rendszeraudit

A rendszeraudit tárgya maga a tanúsítandó/tanúsított rendszer (pl. minőségirányítási rendszer, környezetközpontú irányítási rendszer, információbiztonsági irányítási rendszer, stb.) A rendszeraudit lefolytatása során mindig az adott rendszer és a hozzá kapcsolódó törvényi szabályozás (szabvány) mondja ki a követelményeket.

Logisztikai audit

Objektív szemlélőként az auditor képes meghatározni azon területeket, melyek jelentős fejlesztési potenciált hordozhatnak. Szűk keresztmetszetek és tartalékok meghatározása a rendszerben, mellyel rendszerbe foglalhatóak a fejlesztési irányok.